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Depuis plus de dix ans maintenant, on entend parler de transformation digitale, d’adoption du Cloud ou encore de numérisation des actes métier. C’est un fait, la crise sanitaire actuelle a accéléré tout cela.

L’accélération de la transformation digitale pour de nombreuses entreprises, de toutes tailles, les a amenées à déployer et maintenir de plus en plus d’applications… vingt, trente, cinquante applications hétérogènes qui doivent communiquer, synchroniser des données au quotidien.

Aucun secteur n’est épargné

Des processus RH, à l’inscription en école, ou encore à la commande en livraison express sur Internet, l’automatisation communicante porte le numérique des Entreprises. Les applications supportent les opérations digitales cruciales, tiennent la croissance et sont le pilier de l’innovation. De nombreuses activités métiers sont numériques ; tous les secteurs, tous les processus sont concernés par l’automatisation et cela ne devrait pas diminuer.

Cette accélération soudaine et inattendue, même si les applications sont de plus en plus stables, amène son lot de complexité pour les gestionnaires informatiques. Particulièrement pour les PME et ETI qui doivent s’organiser à coûts limités et ressources fortement contraintes ; tout en ayant les mêmes objectifs de qualité et de résultats auprès de leurs clients.

Maîtriser l’interopérabilité des applications dans le changement continu est une nécessité

Une problématique récurrente de performance de l’automatisation des activités numériques réside dans les échanges de données intra et inter-entreprises qui peuvent dysfonctionner, manquer de fiabilité, être bloqués, etc…. Cela peut avoir des impacts potentiellement importants sur la continuité de production, la qualité du service rendu, l’image de l’Entreprise ou encore les revenus portés par le digital.

L’automatisation des processus et des activités métier est portée par les applications d’entreprise, pas de nouveauté à ce sujet. D’ailleurs, les entreprises sont plutôt matures pour la mesure et le contrôle de leurs applications critiques unitairement. Cependant la capacité d’échanger correctement entre applications : leur interopérabilité, n’est que peu ou pas prise en compte comme une priorité dans les projets ou initiatives numériques.

Voir ici notre article concernant l’interopérabilité des systèmes d’information.

La raison majeure est bien qu’il s’agit d’une contrainte transverse, hors des silos de projet ou de l’organisation, ou encore hors budget. Par conséquence, les entreprises ont du mal à le gérer en amont et le subissent en exploitation.

Process Sentry, une solution efficace à moindre coût

La startup ACS DIGITAL SOFTWARE, éditrice de la solution logicielle Process Sentry propose une solution logicielle simple et pragmatique « out-of-the-box » pour maîtriser l’interopérabilité des applications et améliorer la collaboration entre les acteurs des métiers.

Elle est à la croisée de ces différents domaines, et a pris le meilleur de plusieurs marchés : le Business Process Management (BPM), l’Application Performance Management (APM), le Scheduling management (le SOAPs) ou encore l’API management pour en faire une solution intégrée qui répond à la problématique d’interopérabilité pour la majorité des entreprises de toutes tailles.

Au travers de trois piliers fonctionnels (l’automatisation, le monitoring et la collaboration Métier / IT), la solution permet aux entreprises souvent abandonnées par les grands éditeurs d’assurer la maitrise de leurs échanges de données et flux intra et inter-entreprises pour continuer d’innover sereinement avec le digital et aux décideurs IT de dormir sur leurs deux oreilles.

L’importance de l’interopérabilité est la conséquence logique de la transformation digitale que vit aujourd’hui l’ensemble des secteurs économiques. La multiplication des applications utilisées au quotidien dans nos vies personnelles ou professionnelles implique nécessairement l’augmentation des échanges d’information entre des systèmes hétérogènes. De nouvelles normes et standards voient le jour régulièrement, apportant certes de nouvelles solutions mais aussi un florilège de nouveaux projets pour les mettre en action.

Face à cela, les DSI ont la lourde tâche de gérer au mieux l’urbanisation de leur système d’information afin qu’il accompagne et soutienne efficacement les missions et la stratégie de leur entreprise.

Définition de l’interopérabilité

La définition suivante est celle sur laquelle s’accordent L’AFUL (Association Française des Utilisateurs de Logiciels libres) et Wikipédia. Elle a notamment servi de base à la rédaction du RGI, le Référentiel Général d’Interopérabilité dans lequel l’état définit les normes et standards de communication des applications gérées par les ministères, administrations et collectivités :

« L’interopérabilité est la capacité que possède un produit ou un système, dont les interfaces sont intégralement connues, à fonctionner avec d’autres produits ou systèmes existants ou futurs et ce sans restriction d’accès ou de mise en œuvre. »

Dans le cas de l’interopérabilité des systèmes d’information, cette définition revêt plusieurs aspects comme la possibilité pour une application d’interagir avec plusieurs systèmes de bases de données (SGBD) en utilisant la norme ODBC par exemple ou encore la normalisation des langages de programmation permettant à des systèmes hétérogènes de communiquer au travers d’internet.

Il existe également plusieurs niveaux d’interopérabilité en fonction de la couche à laquelle se fait la communication.

Les trois niveaux d’interopérabilité

L’interopérabilité technique

Comme son nom l’indique, elle constitue la partie technique des échanges. Elle recouvre les aspects matériels utilisés pour mettre en communication les systèmes mais également les types d’interface utilisés (API, connecteurs…), le format des données qui sont échangées ainsi que les protocoles utilisés pour ces échanges. L’interopérabilité technique décrit la capacité pour des technologies différentes à échanger des données basées sur des normes d’interface bien définies. Ce niveau d’interopérabilité est soutenu par des modèles comme le MDA (Model Driven Architecture) qui permet, en partant d’un modèle métier indépendant de l’informatisation, la transformation de celui-ci en modèle indépendant de la plate-forme et enfin la transformation de ce dernier en modèle spécifique à la plate-forme pour l’implémentation concrète du système en utilisant des langages spécifiques ou généralistes comme Java, C# ou Python.

L’interopérabilité sémantique

Ce niveau d’interopérabilité assure que le sens des informations échangées soit compréhensible par n’importe quelle autre application qui accède aux données. Cela passe par la création d’un référentiel dans lequel la signification de chaque information est décrit et partagé. L’interopérabilité sémantique représente les informations sous la forme d’un modèle contenant des concepts unis par des relations pour modéliser un ensemble de connaissances sur un sujet donné. C’est ce que l’on appelle l’ontologie.

L’interopérabilité syntaxique

Il s’agit pour cette couche de traduire le sens de la donnée en symboles exploitables par d’autres systèmes. La différence entre l’interopérabilité sémantique et l’interopérabilité syntaxiques est similaire à la différence qu’il existe entre le fond et la forme pour un texte. L’interopérabilité syntaxique concerne la façon dont sont codées et formatées les données. Elle conduit in fine à la notion de système ouvert, c’est-à-dire un système permettant de supporter l’hétérogénéité des composants parties qui sont prenantes de l’échange. L’interopérabilité syntaxique est soutenue par des mécanismes au rang desquels nous pouvons citer l’Unified Modeling Language (UML), le Business Process Model and Notation (BPMN) , l’Extensible Markup Language (XML) et les Interfaces Definition Langage (IDL).

Les normes et standards

L’importance de la normalisation

L’interopérabilité est un concept qui s’apparente à la communication. Pour échanger de l’information, faire du commerce et prospérer, l’Homme a tout d’abord créé des langages lui permettant d’interagir avec d’autres tribus, de comprendre et de se faire comprendre. Il existe aujourd’hui de très nombreux idiomes dont certains, plus utilisés que d’autres, ont valeur de « standards » tels que l’anglais. L’Homme a également dû développer des normes pour s’accorder sur des pratiques partagées avec d’autres communautés comme la taille des pierres pour la construction de grands édifices.

On peut, comme nous le raconte Jacob Holmblad dans cet edito, prendre conscience de l’importance de l’interopérabilité au travers du mythe biblique de la tour de Babel. L’Homme vaniteux voulut un jour créer un édifice montant jusqu’au cieux, rivalisant ainsi avec Dieu. Mais ce dernier, pour stopper la construction de l’ouvrage, décide alors de créer de multiples langages afin que les bâtisseurs ne puissent plus communiquer entre eux. Ainsi, mettant à mal l’interopérabilité, il fait échouer le projet.

Le jeu des grands éditeurs

La mondialisation galopante, la complexité croissante des interactions et la multiplication des systèmes dits « communicants » compliquent les exigences en matière d’interopérabilité et force l’émergence de nouvelles normes et standards plus robustes et plus fiables.

Cela force également les grands éditeurs à ouvrir davantage leurs systèmes et à proposer des passerelles avec leurs concurrents afin de ne pas se retrouver isolés voire exclus de leur écosystème. Ils n’hésitent pas à se rapprocher d’organismes de normalisation et de groupes de travail comme ECMA, ETSI, OASIS, OMA, IEEE, ISO ou W3C pour n’en citer que quelques-uns, ceci afin de peser dans les débats et imposer leur norme comme standard.

Les mauvais élèves

A chaque règle ses exceptions. Quelques éditeurs ont fait le choix de ne pas ouvrir leur système et de rester sur ce que l’on qualifie alors un système propriétaire, ou système exclusif constructeur. C’est un choix stratégique qui permet de garder captive  une clientèle qui se trouve alors totalement dépendante de l’éditeur, des ressources disponibles pour développer de nouvelles fonctionnalités ou apporter de l’assistance. Il est également compliqué d’interfacer ces applications avec d’autres à moins d’utiliser des techniques de rétro-ingénierie pour développer des connecteurs spécifiques. Ces éditeurs n’ont d’autre choix que de « chouchouter » leurs clients pour éviter qu’ils ne cèdent à l’appel des sirènes des systèmes ouverts.

L’avenir de l’interopérabilité

Comme nous venons de le voir, l’interopérabilité est aujourd’hui au cœur de tous les systèmes, de tous les secteurs avec pour certains des enjeux cruciaux (santé, logistique, transports…). Pour les entreprises, il devient donc nécessaire, voire vital, de maîtriser cette notion et de la mettre en pratique au travers d’une urbanisation réfléchie du système d’information, de processus clairs et d’outils ouverts supportant les normes et standards.

Même des technologies jusque-là fermées comme les blockchains ont compris la nécessité de s’ouvrir pour pouvoir se démocratiser comme le montre l’article de Philippe Limantour.

Rationnaliser les outils de production pour une réponse efficiente à la continuité des activités numériques

La transformation digitale à tous les étages

Ce n’est plus un secret maintenant, l’accélération de la transformation digitale des entreprises est à un stade de maturité élevé (même en France). En effet, les récentes crises conjuguées COVID et inflation, vont mener les entreprises à accélérer leur transformation digitale, qui pour être honnête était encore timide et parcellaire. 

Projets de migration vers le Cloud, projets d’urbanisation, projets de modernisation d’applications sont dans les portefeuilles de très nombreuses CIO ou CDO. 

Pour plus d’information sur ces priorités des entreprises, je vous conseille la lecture de cet article d’août 2022 de ZDNET « Les entreprises auront besoin d’une feuille de route claire pour le déploiement des nouvelles technologies afin de les aider à survivre et à prospérer, quels que soient les vents contraires sociaux et économiques auxquels elles pourront être confrontées à l’avenir. » Voir l’article

L’importance des activités numériques dans le Business d’aujourd’hui et de demain 

Les activités numériques au cœur du Business 

Là aussi, nous pouvons parler d’évidence, mais ce n’est pas si simple. En fait, le Business de demain est fondé sur les activités numériques. De là émergent de nouvelles problématiques de modernisation, mais plus globalement de stratégie d’entreprise comme le détaille cet article : Datascience

Les projets d’évolution du numérique vont conduire en grande majorité les entreprises à s’interroger sur leurs infrastructures et leurs réseaux, et ce sont les grands influenceurs du marché, les GAFAM et les opérateurs qui poussent cette tendance. Cependant, les activités numériques sont aussi et surtout dans la main des applications et des échanges de données. Ces deux composantes, applications et échanges de données impliquent la qualité et la pertinence des informations échangées dans l’entreprise pour son succès.

Donc, un Business fonctionnel et efficient passe par des projets liés aux apports fonctionnels d’une application, mais aussi et surtout par des échanges de données maîtrisés entre les acteurs internes et externes de l’entreprise. 

Cette capacité à bien communiquer une information fiable et de qualité est incluse dans l’interopérabilité.

Les activités numériques performantes seront supportées à la fois par une urbanisation applicative claire et précise, mais aussi par une gouvernance des échanges de données impeccable.

De quoi sont constituées les activités numériques ?

Pour comprendre quels sont les principes fondamentaux de la continuité des activités numériques, il faut d’abord aborder les deux grands mondes des systèmes d’information d’entreprise BackOffice et FrontOffice, mais surtout de part et d’autre, le « no man’s land » qui les entoure. 

Le Back Office

Le BackOffice est fondamental. Il est constitué de ce que l’utilisateur ne voit pas lorsqu’il utilise une interface. Nous allons y trouver les infrastructures, le Cloud, les différents composants d’applications et d’outils techniques, comme ce qui va être autour des processus d’ITIL, de la gestion de l’informatique. 

Le Front Office

Le FrontOffice, de son côté, comprend tout ce qui va concerner les utilisateurs/les clients. On y retrouve les applications « métier », le traitement de l’information / de la donnée à valeur pour l’entreprise. Les notions de processus métier et l’expérience des utilisateurs au travers d’interfaces qui lui permettent d’interagir avec ces données. 

Le « no man’s land » de la donnée 

Les deux domaines Front et Back sont donc complémentaires, mais tellement différents dans les objectifs et les attendus que de part et d’autre, il y a des sujets majeurs dont celui du traitement de l’information/de la donnée, mais aussi et surtout celui de sa communication dans l’entreprise et son écosystème. 

Les techniciens appellent cela des flux de données supportés par des API quand les utilisateurs appellent cela des activités numériques et des processus métier. Aujourd’hui, personne n’a vraiment trouvé de recette qui permette de fluidifier ce no man’s land. « La data, c’est l’utilisateur !», diront certains, quand d’autres diront « c’est le réseau qui ne marche pas !».

La continuité des activités numériques passe évidemment par la maîtrise des deux mondes, mais aussi par celle de ce « no man’s land » de la donnée. Pas de continuité des activités numériques sans gouvernance des échanges de données, ni de visibilité partagée sur les processus associés. Ces processus qui portent le succès de l’entreprise d’aujourd’hui et de demain. 

Pourquoi y-a-t-il tant d’outils pour assurer cette continuité 

Le manque de transversalité des organisations et des objectifs 

En fait, en reprenant l’idée des composants majeurs des activités numériques, on comprend aisément que les différents outils nécessaires sont multiples : ceux pour les infrastructures, ceux pour tel ou telle application, et parfois des solutions de gestion des flux techniques. Mais de manière presque générale aucune solution consolidée entre technique et métier ne permet de donner une vision globale (périmètre le plus important) du succès des activités métier. Pourtant, ce sont les activités les plus importantes dans le succès et la croissance de l’entreprise. 

Un modèle simple et pragmatique pour assurer la continuité des activités numériques 

Trois outils et c’est tout 

En fait aujourd’hui, toutes les solutions pour assurer la continuité de services ont fortement évolué et avec seulement trois outils différents, il est possible de maîtriser la continuité/la performance des activités numériques d’entreprise pour la majorité des entreprises (d’où il faut exclure les TGE, parce que les silos et les egos sont trop importants pour cette prise de conscience). 

L’outil premier est une solution d’observabilité, parce qu’elle regroupe tous les composants nécessaires à la maîtrise des composants techniques et applicatifs d’une entreprise. 

L’outil suivant est une solution de NPM (plutôt logicielle), parce que les réseaux de communication sont aujourd’hui très complexes et méritent une solution dédiée. 

Enfin, le dernier est une solution qui permet de mesurer au plus près des activités numériques, les échanges de données à valeur, assurer un suivi des processus associés, tout en fournissant une vue unifiée et collaborative du fonctionnement numérique de l’entreprise. En gros, une définition « business » du besoin d’interopérabilité dans les outils de l’entreprise. 

Le modèle de rationalisation de l’interopérabilité avec Process Sentry 

Sur ce dernier type d’outils, le marché d’aujourd’hui est encore en manque de maturité et l’on va trouver différents marchés du logiciel qui vont répondre partiellement. On y retrouve essentiellement les marchés du SOAPs (ordonnanceurs), du BAM (Business Application Monitoring), du SDMS (Gestion des flux applicatifs) ou encore le BPM (Business Process Management). 

C’est bien une rationalisation de ces différents marchés que propose Process Sentry, fournir aux entreprises une solution unique, qui par la maîtrise des flux applicatifs reliés aux activités et processus associés, permet une gouvernance des activités numériques, tout en consolidant les outils de production d’ordonnancement. 

Process Sentry est donc un outil transverse et collaboratif dans l’entreprise. Il permet de simplifier l’administration, la production et la communication sur le numérique, tout en apportant l’automatisation nécessaire et suffisante. 

Bien identifier ses processus métier, les modéliser et les gérer de façon optimale n’est pas chose aisée. Mais à l’ère du tout-numérique, aucune entreprise ne peut faire l’impasse sur cette étape au risque de perdre en compétitivité, en rentabilité ou de dégrader son image.

Dans cet article, nous vous donnons des conseils pour identifier vos processus clé et mener à bien une politique de gestion de process (BPM) efficace et pérenne.

Qu’est-ce qu’un processus métier ?

Une définition simple pourrait être : « Un processus métier est un ensemble d’activités liées entre elles pour réaliser une tâche, un projet ou atteindre un objectif en lien avec la stratégie d’entreprise. »

Les processus métiers peuvent être propres à un organe de l’entreprise (comptabilité, ressources humaines, informatique), transverses entre plusieurs services (gestion d’une commande client, embauche d’un nouveau collaborateur) voire inter-entreprise (gestion de la relation fournisseur, paye/comptabilité externalisée).

Chaque tâche du processus nécessite donc des entrants qu’elle va utiliser pour fournir à la tâche suivante les informations dont elle a besoin et faire progresser le processus jusqu’à son accomplissement.

Qu’ils soient identifiés ou non, optimisés ou non, monitorés ou non, les processus régissent la vie de l’entreprise et déterminent sa productivité, la qualité des services rendus et finalement, sa rentabilité et sa pérennité. Avoir une politique de gestion des processus métier (BPM) efficace et des outils pour la soutenir, c’est donner à son entreprise les bases d’une croissance sereine.

Comment identifier ses processus clé ?

Les processus clé sont ceux qui sont au cœur de la stratégie de votre entreprise et qui vont vous permettre d’atteindre les objectifs que vous vous êtes fixés (rentabilité, satisfaction client, agilité…).

Ces objectifs étant normalement renouvelés chaque année, il est normal que les processus clés soient également différents. C’est pourquoi il est important de définir pour chaque action des indicateurs permettant de mesurer si les changements effectués au cours de l’année écoulée ont été efficaces ou non.

La matrice d’efficacité

Pour identifier les processus clés, le plus simple est de créer une matrice d’efficacité répertoriant l’ensemble de vos processus en ligne et les objectifs à atteindre en colonne par ordre croissant d’importance. En pondérant les résultats, vous obtiendrez ainsi la liste des processus à optimiser en priorité.

Nous publierons prochainement un exemple de mise en œuvre accompagné d’un modèle de matrice. Abonnez-vous à notre blog pour la recevoir ! S’inscrire à la Newsletter

La matrice d’impact

Attention, il est important de garder à l’esprit que les processus ne sont pas tous indépendants. Une action menée sur l’un d’eux peut avoir un effet (positif ou négatif) sur d’autres processus ou impacter un grand nombre de systèmes d’information. Une manière efficace d’éviter les surprises et de disposer d’une matrice d’impact de vos processus ou mieux encore que cette matrice soit intégrée directement dans votre outil de gestion des processus si vous en avez un.

Enfin, l’identification des processus clés d’une entreprise n’est pas chose aisée. Une erreur peut avoir de lourdes conséquences sur l’atteinte des objectifs fixés. N’hésitez pas à vous faire accompagner dans cette démarche.

La politique de gestion des processus métier (BPM) ?

Pourquoi mettre en place une politique BPM ?

La croissance de l’entreprise, la multiplication des outils et l’agilité nécessaire à l’adaptation constante au marché augmente nécessairement le nombre de processus et leur complexité. Il est alors indispensable pour l’entreprise de disposer d’un ou plusieurs outils lui permettant d’avoir une vision globale et dynamique de l’ensemble de ses processus et de pouvoir les gérer.

Mais les outils seuls ne suffisent pas. Leur mise en place et leur utilisation doivent être encadrées par des règles et des procédures qui coordonnent les activités permettant d’atteindre le plus efficacement et économiquement possible les objectifs de l’entreprise.

Certes, l’élaboration et l’application d’une telle politique au sein de l’entreprise aura des effets immédiats sur l’ensemble de l’organisation, des services et des outils. Il faut toutefois garder à l’esprit qu’elle peut être menée en douceur, de façon progressive et ne pas faire l’impasse d’une action de conduite du changement auprès de vos collaborateurs.

Les avantages de mettre en place une politique BPM

On perçoit ainsi immédiatement les atouts d’une telle politique de gestion des processus métier au cœur de l’entreprise :

• Un outil efficace pour la détection et l’amélioration des processus clé de l’entreprise, permettant d’atteindre plus rapidement et plus efficacement les objectifs stratégiques fixés ou pour passer un cap.
• Une vision à 360° de l’ensemble des processus dans laquelle toutes les tâches sont identifiées, structurées et modélisées, éclairant chaque collaborateur sur l’importance de son rôle dans l’organisation et redonnant du sens à son travail.
• Une occasion de casser les silos pour évoluer vers une organisation transversale et collaborative pour retrouver de la sérénité et responsabiliser chaque acteur sur son périmètre.
• Un gain indéniable en matière d’agilité et de réactivité face aux évolutions constantes demandées aux entreprises pour rester compétitives.
• Une grande souplesse pour accompagner les changements organisationnels et techniques liés à ces évolutions (évolution des méthodes de travail, adaptation des outils aux besoins du business…).
• Et enfin, un apport en termes d’efficience pour mettre les bons moyens là où cela est nécessaire, améliorer la productivité en identifiant et en automatisant les tâches ingrates.

Bien que nécessaire, l’élaboration d’une politique de gestion de processus est souvent source d’inquiétude pour les dirigeants car elle interroge de façon brutale l’organisation des activités et laisse alors entrevoir l’immensité de la tâche. C’est pourquoi il est important de bien préparer en amont les étapes de mise en place de cette politique et d’inscrire ses actions dans la durée.
Notre prochain article sera consacré à la mise en place d’une politique de gestion des processus pérenne et efficace.