Bien identifier ses processus métier, les modéliser et les gérer de façon optimale n’est pas chose aisée. Mais à l’ère du tout-numérique, aucune entreprise ne peut faire l’impasse sur cette étape au risque de perdre en compétitivité, en rentabilité ou de dégrader son image.

Dans cet article, nous vous donnons des conseils pour identifier vos processus clé et mener à bien une politique de gestion de process (BPM) efficace et pérenne.

Qu’est-ce qu’un processus métier ?

Une définition simple pourrait être : « Un processus métier est un ensemble d’activités liées entre elles pour réaliser une tâche, un projet ou atteindre un objectif en lien avec la stratégie d’entreprise. »

Les processus métiers peuvent être propres à un organe de l’entreprise (comptabilité, ressources humaines, informatique), transverses entre plusieurs services (gestion d’une commande client, embauche d’un nouveau collaborateur) voire inter-entreprise (gestion de la relation fournisseur, paye/comptabilité externalisée).

Chaque tâche du processus nécessite donc des entrants qu’elle va utiliser pour fournir à la tâche suivante les informations dont elle a besoin et faire progresser le processus jusqu’à son accomplissement.

Qu’ils soient identifiés ou non, optimisés ou non, monitorés ou non, les processus régissent la vie de l’entreprise et déterminent sa productivité, la qualité des services rendus et finalement, sa rentabilité et sa pérennité. Avoir une politique de gestion des processus métier (BPM) efficace et des outils pour la soutenir, c’est donner à son entreprise les bases d’une croissance sereine.

Comment identifier ses processus clé ?

Les processus clé sont ceux qui sont au cœur de la stratégie de votre entreprise et qui vont vous permettre d’atteindre les objectifs que vous vous êtes fixés (rentabilité, satisfaction client, agilité…).

Ces objectifs étant normalement renouvelés chaque année, il est normal que les processus clés soient également différents. C’est pourquoi il est important de définir pour chaque action des indicateurs permettant de mesurer si les changements effectués au cours de l’année écoulée ont été efficaces ou non.

La matrice d’efficacité

Pour identifier les processus clés, le plus simple est de créer une matrice d’efficacité répertoriant l’ensemble de vos processus en ligne et les objectifs à atteindre en colonne par ordre croissant d’importance. En pondérant les résultats, vous obtiendrez ainsi la liste des processus à optimiser en priorité.

Nous publierons prochainement un exemple de mise en œuvre accompagné d’un modèle de matrice. Abonnez-vous à notre blog pour la recevoir !

La matrice d’impact

Attention, il est important de garder à l’esprit que les processus ne sont pas tous indépendants. Une action menée sur l’un d’eux peut avoir un effet (positif ou négatif) sur d’autres processus ou impacter un grand nombre de systèmes d’information. Une manière efficace d’éviter les surprises et de disposer d’une matrice d’impact de vos processus ou mieux encore que cette matrice soit intégrée directement dans votre outil de gestion des processus si vous en avez un.

Enfin, l’identification des processus clés d’une entreprise n’est pas chose aisée. Une erreur peut avoir de lourdes conséquences sur l’atteinte des objectifs fixés. N’hésitez pas à vous faire accompagner dans cette démarche.

La politique de gestion des processus métier (BPM) ?

Pourquoi mettre en place une politique BPM ?

La croissance de l’entreprise, la multiplication des outils et l’agilité nécessaire à l’adaptation constante au marché augmente nécessairement le nombre de processus et leur complexité. Il est alors indispensable pour l’entreprise de disposer d’un ou plusieurs outils lui permettant d’avoir une vision globale et dynamique de l’ensemble de ses processus et de pouvoir les gérer.

Mais les outils seuls ne suffisent pas. Leur mise en place et leur utilisation doivent être encadrées par des règles et des procédures qui coordonnent les activités permettant d’atteindre le plus efficacement et économiquement possible les objectifs de l’entreprise.

Certes, l’élaboration et l’application d’une telle politique au sein de l’entreprise aura des effets immédiats sur l’ensemble de l’organisation, des services et des outils. Il faut toutefois garder à l’esprit qu’elle peut être menée en douceur, de façon progressive et ne pas faire l’impasse d’une action de conduite du changement auprès de vos collaborateurs.

Les avantages de mettre en place une politique BPM

On perçoit ainsi immédiatement les atouts d’une telle politique de gestion des processus métier au cœur de l’entreprise :

• Un outil efficace pour la détection et l’amélioration des processus clé de l’entreprise, permettant d’atteindre plus rapidement et plus efficacement les objectifs stratégiques fixés ou pour passer un cap.
• Une vision à 360° de l’ensemble des processus dans laquelle toutes les tâches sont identifiées, structurées et modélisées, éclairant chaque collaborateur sur l’importance de son rôle dans l’organisation et redonnant du sens à son travail.
• Une occasion de casser les silos pour évoluer vers une organisation transversale et collaborative pour retrouver de la sérénité et responsabiliser chaque acteur sur son périmètre.
• Un gain indéniable en matière d’agilité et de réactivité face aux évolutions constantes demandées aux entreprises pour rester compétitives.
• Une grande souplesse pour accompagner les changements organisationnels et techniques liés à ces évolutions (évolution des méthodes de travail, adaptation des outils aux besoins du business…).
• Et enfin, un apport en termes d’efficience pour mettre les bons moyens là où cela est nécessaire, améliorer la productivité en identifiant et en automatisant les tâches ingrates.

Bien que nécessaire, l’élaboration d’une politique de gestion de processus est souvent source d’inquiétude pour les dirigeants car elle interroge de façon brutale l’organisation des activités et laisse alors entrevoir l’immensité de la tâche. C’est pourquoi il est important de bien préparer en amont les étapes de mise en place de cette politique et d’inscrire ses actions dans la durée.
Notre prochain article sera consacré à la mise en place d’une politique de gestion des processus pérenne et efficace.

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